Tổng hợp kinh nghiệm về thiết kế báo cáo thường niên năm 2021

Báo cáo thường niên được coi là báo cáo quan trọng, đầy đủ thông tin về hoạt động doanh nghiệp trong một năm, giúp gắn kết doanh nghiệp với nhà đầu tư, cổ đông và khách hàng. Với những ý nghĩa thiết thực như vậy, UVA Solution đã đúc rút những kinh nghiệm với hàng trăm khách hàng về lĩnh vực này, gửi đến bạn bản tổng quan nhất để hiểu về báo cáo thường niên.

1. Báo cáo thường niên là gì?

Báo cáo thường niên là bản báo cáo đầy đủ chi tiết, cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và hoạt động của doanh nghiệp trong vòng 1 năm và định hướng kế hoạch cho năm tiếp theo.

Theo Wikipedia, Báo cáo thường niên có ý nghĩa quan trọng trong việc thể hiện tính minh bạch cung cấp thông tin đến cộng đồng, khẳng định vị thế, năng lực của doanh nghiệp với nhà đầu tư, thể hiện trách nhiệm với cổ đông, nhà cung cấp và khách hàng.

Phần đầu của báo cáo thường có sự kết hợp ấn tượng giữa đồ họa, hình ảnh và phần tường thuật kèm theo, tất cả đều ghi lại các hoạt động của công ty trong năm và kế hoạch định hướng năm tiếp theo. Phần sau của báo cáo chứa thông tin tài chính và hoạt động chi tiết.

Có thể bạn thích:
Hướng dẫn viết nội dung báo cáo thường niên chuẩn theo thông tư 155
7 thay đổi nhỏ tạo khác biệt lớn cho báo cáo thường niên doanh nghiệp

2. Tại sao doanh nghiệp cần báo thường niên ?

Hầu hết các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp niêm yết hoặc chuẩn bị niêm yết trên sàn chứng khoán đều cần đến làm báo thường niên bởi báo cáo này được Nhà nước yêu cầu làm hàng năm.

Báo cáo thường niên không chỉ đơn thuần là một báo cáo mô tả về doanh nghiệp, những điều mà doanh nghiệp đã làm, đã đạt được trong năm, mà còn được nâng tầm là một ấn phẩm giới thiệu, quảng bá tới toàn bộ nhà đầu tư, tới thị trường, tới đối tác về hình ảnh một doanh nghiệp năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp và tin cậy.

Trong báo cáo thường niên có thể thấy slogan, thông điệp truyền tải, câu chuyện thương hiệu, định hướng mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Điều này không chỉ khiến cho báo cáo trở nên hấp dẫn, thú vị, mà còn thể hiện sự chân thành, tôn trọng các nhà đầu tư.

Do vậy, báo cáo thường niên còn được coi là công cụ marketing hiệu quả, quảng bá hình ảnh và nâng tầm vị thế thương hiệu, gia tăng niềm tin, uy tín cho doanh nghiệp.

3. Vai trò của báo cáo thường niên

3.1: Đối với doanh nghiệp

Báo cáo thường niên là công cụ giúp doanh nghiệp:

Chứng minh năng lực, nội lực doanh nghiệp
Tham gia cuộc gia thi bình chọn Báo cáo thường niên (Vietnam Annual Report Awards)/Cuộc bình chọn Doanh nghiệp niêm yết (Vietnam Listed Company Awards).
Thu hút, giữ chân nhà đầu tư, củng cố niềm tin đội ngũ nhân sự
Tổng kết năm và hoạt định chiến lược năm tiếp theo

3.2 Đối với nhà đầu tư

Báo cáo thường niên là cơ sở cho nhà đầu tư đo lường:

Khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty
Công ty có lãi hay lỗ trong năm tài chính trước đó
Sự phát triển của công ty
Tỷ trọng chi phí hoạt động trên doanh thu tạo ra

Từ đó, họ có căn cứ lựa chọn và quyết định đầu tư đối với từng doanh nghiệp.

4. Lưu ý về nội dung trong báo cáo thường niên

4.1 Nội dung báo cáo thường niên thường gồm có:

Thông tin chung về công ty
Thành tựu nổi bật trong năm qua
Định hướng phát triển trong năm tới
Thư gửi cổ đông từ Ban lãnh đạo
Văn bản tường thuật, đồ họa và ảnh
Báo cáo về hoạt động kinh doanh
Báo cáo về quản trị doanh nghiệp
Báo cáo tài chính, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ

4.2 Sườn nội dung (outline) báo cáo thường niên tham khảo

Thư ngỏ/ Thông điệp của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Thông tin chung:

Quá trình hình thành và phát triển
Dấu mốc phát triển trong năm qua
Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh
Mục tiêu
Tổ chức nhân sự (hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban điều hành, ban kiểm soát)
Sơ đồ tổ chức

Báo cáo hoạt động năm qua

Hoạt động nổi bật
Giải thưởng năm
Kết quả kinh doanh
Hoạt động chủ đạo các lĩnh vực (công tác quản trị – điều hành, Marketing – bán hàng, kỹ thuật, nhân sự, cung ứng nguyên vật liệu, đầu tư xây dựng…)

Mục tiêu và kế hoạch năm tới

Chỉ tiêu/ mục tiêu đề ra
Các phương hướng triển khai (cho từng hạng mục)

Đánh giá/ Báo cáo của Ban Kiểm soát
Thẩm định báo cáo tài chính/ Báo cáo tài chính hợp nhất

5. Lưu ý về thiết kế báo cáo thường niên cho doanh nghiệp

5.1. Thiết kế trang bìa, hình ảnh ấn tượng

Ấn tượng đầu tiên vẫn luôn là ấn tượng quan trọng nhất. Trong thiết kế báo cáo thường niên cũng vậy, cầm trên tay báo cáo thường niên với hình ảnh ấn tượng, cách thể hiện đặc sắc sẽ thu hút ngay nhà đầu tư và đối tác, hơn là báo cáo thô sơ, hình ảnh kém chọn lọc.

5.2: Bố cục rõ ràng

Một trong những “tips” cho báo cáo thường niên bớt nhàm chán, toàn những con số, thì việc sử dụng biểu đồ và số liệu dạng Infographic, màu sắc bắt mắt nổi bật (con số/ sự kiện/ trích dẫn) và xây dựng hệ thống phân cấp rõ ràng cho từng hạng mục (đầu mục) sẽ giúp báo cáo thường niên dễ đọc, dễ hiểu với công chúng mục tiêu: nhà đầu tư, cổ đông và khách hàng

5.3 Xây dựng câu chuyện xuyên suốt

Xây dựng câu chuyện, thông điệp xuyên suốt, tập trung vào những nội dung quan trọng là chìa khóa quan trọng trong báo cáo thường niên. Ở đó, doanh nghiệp không chỉ đưa ra những con số, ở đó, doanh nghiệp có thể chân thành bộc bạch những khó khăn, thách thức trong năm vừa qua, những trăn trở hay cách vượt qua khó khăn thế nào,… là cách để nhà đầu tư, cổ đông thấu hiểu và đồng hành cùng doanh nghiệp.

6. Ba tiêu chí cho báo cáo thường niên cho doanh nghiệp

6.1 : Đảm bảo thông tin đầy đủ và rõ ràng

Nội dung thông tin đầy đủ rõ ràng, thể hiện tính Logic là một trong những tiêu chí quan trọng trong báo cáo thường niên. Một nội dung sơ sài, hời hợt thì đối tác sẽ nghĩ gì về doanh nghiệp bạn? Do vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng về mặt nội dung, kỳ công trong việc thể hiện hình thức. Chắc chắn, doanh nghiệp bạn sẽ “ghi điểm” với đối tác, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp, tận tâm của thương hiệu.

6.2: Nhận diện thương hiệu

Báo cáo niên là “điểm chạm” gần nhất với chủ đầu tư, nhà thầu, cổ đông. Do vậy những chi tiết nhỏ nhất dù là Logo, tên thương hiệu, Slogan hay thông điệp thương hiệu, hay đồ họa đặc trưng của thương hiệu,… cũng nên được lồng ghép thích hợp trong báo cáo thường niên với sự tỉ mỉ, cẩn thận và hoàn thiện nhất. Chính những chi tiết nhỏ này là những điểm cộng quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp, chỉnh chu của thương hiệu.

6.3: Song ngữ (nếu có)

Với các doanh nghiệp có niêm yết trên Sàn chứng khoán hay hợp tác với đối tác nước ngoài thì báo cáo thường niên song ngữ (tiếng anh) là điều cần thiết. Bên cạnh đó, ngay cả khi không thuộc nhóm trên, thì báo cáo thường niên song ngữ giúp thu hút nhà đầu tư nước ngoài cho doanh nghiệp, và nâng tầm thương hiệu.

7. Quy trình làm báo cáo thường niên đối với doanh nghiệp

Có rất nhiều quy trình làm báo cáo thường niên. Năm bước quy trình dưới được đúc rút trong quá trình làm việc với hàng trăm đối tác về báo cáo thường tiên tại UVA Solution. Bao gồm:

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị

Doanh nghiệp chuẩn bị chủ đề báo cáo thường niên của năm, trọng tâm cần thể hiện (sự chuyên nghiệp, hiện đại, hay yếu tố công nghệ,…) và nội dung của báo cáo thường niên.

Bước 02: Briefing báo cáo thường niên

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp truyền tải thông tải thông điệp, các yêu cầu cần phải có trong báo cáo thường niên với Agency – đơn vị thiết kế báo cáo thường niên.

Đồng thời, Agency khai thác những yếu tố đặc biệt của doanh nghiệp để sáng tạo concept, thể hiện chặng đường trong năm của doanh nghiệp.

Bước 03: Hiệu chỉnh nội dung và thiết kế concept

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẵn sàng bản nội dung làm báo cáo thường niên bản cuối cùng và bản dịch thuật song ngữ (nếu có).

Sau khi nhận được Brief, Agency nghiên cứu phân tích, từ đó thiết kế concept bao gồm: hình ảnh thiết kế trang bìa, trang chuyển, hệ thống font chữ cho các đề mục, yếu tố đồ họa kèm theo (các biểu tượng, bảng biểu) liên quan đến báo cáo thường niên cho doanh nghiệp.

Bước 04: Thiết kế và hoàn thiện

Qua quá trình này, sau khi doanh nghiệp đồng ý với phương án concept đề ra từ Agency, hai bên sẽ cùng hoàn thiện đến giai đoạn cuối cùng về mặt nội dung và hình thức.

Bước 05: In ấn báo cáo thường niên

Sau bản thiết kế hoàn thiện cả hai phía, hai bên sẽ cùng thống nhất phương án in ấn cho báo cáo thường niên bao gồm: chất liệu giấy, số lượng, hiệu ứng in ấn,… và bàn giao đúng tiến độ. Bản cứng phục vụ Đại hội cổ đông, Bản mềm được up lên website doanh nghiệp và Cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán nhà nước.

8. Case Study tiêu biểu về báo cáo thường niên

Chi tiết

9. Tự thực hiện Báo cáo thường niên hay thuê Agency

Mặc dù doanh nghiệp có thể tự thực hiện soạn thảo nội dung báo cáo thường niên, tuy nhiên để tăng tính chuyên nghiệp và sức hấp dẫn lôi cuốn đối với hình ảnh doanh nghiệp, sẽ là cần thiết để đầu tư vào một mẫu báo cáo có thiết kế đẹp, phù hợp với đặc thù ngành nghề và mang phong cách đặc trưng của doanh nghiệp.

10. UVA Creative Agency – đơn vị thiết kế báo cáo thường niên chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm làm thiết kế báo cáo thường niên cho các doanh nghiệp lớn hàng đầu. Tự tin là một trong những lựa chọn hàng đầu của Quý doanh nghiệp lựa chọn cho đơn vị mình.

Để có một mẫu báo cáo thường niên có đủ sức thu hút đối với các nhà đầu tư, cổ đông bạn cần tìm đến một đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, có sự hiểu biết sâu sắc đối với lĩnh vực mà doanh nghiệp bạn hoạt động để có thể thiết kế được một mẫu báo cáo thường niên mang tính đặc trưng của doanh nghiệp bạn và có đủ sức thu hút đến các nhà đầu tư.