Thiết kế profile công ty thường là một trong những ưu tiên hàng của doanh nghiệp để tăng hiệu quả kinh doanh. Vậy profile công ty là gì và làm thế nào để thiết kế profile hiệu quả và ấn tượng là những nội dung UVA Solution mong muốn chia sẻ cùng bạn qua bài viết này.
1. Profile công ty là gì?
Một cuốn profile công ty được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, dung lượng từ 16 – 32 trang với mục đích giới thiệu tóm tắt về thông tin công ty, lĩnh vực kinh doanh, các thế mạnh, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện. Profile công ty giúp khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty. Nó được coi như “bảo bối” được sử dụng khi bán hàng, giới thiệu năng lực nhà cung cấp, nhà thầu.
Đây có thể coi là một trong những cách thức tốt nhất để giới thiệu doanh nghiệp bạn đến khách hàng và các đối tác. Trên thực tế, bạn có thể kiếm chứng, hầu hết các tên tuổi lớn trong ngành của doanh nghiệp bạn đều sở hữu những cuốn profile hết sức ấn tượng và chuyên nghiệp. Điều đó càng khẳng định tính cấp thiết của việc thiết kế một cuốn profile dành riêng cho doanh nghiệp bạn.
2. Cấu trúc nội dung Profile công ty
Tùy theo ngành nghề và lĩnh vực hoạt động thì mỗi bộ hồ sơ năng lực lại có cách trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, một cuốn profile thông thường đều phải có đủ những mục nội dung mấu chốt như:
Thư ngỏ
Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ đã phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.
Giới thiệu công ty
Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:
- Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
Năng lực công ty
Bao gồm:
- Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
- Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
- Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.
Thành tích đạt được
Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Cho dù thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào, điều quan trọng nhất là bộ hồ sơ năng lực công ty cần truyền tải thông tin một cách trung thực nhất tới đối tác và khách hàng.
3. Mẫu nội dung cơ bản profile cần có
Mỗi một ngành nghề, lĩnh vực mà công ty hoạt động sẽ quyết định cấu trúc profile của công ty đó như thế nào. Tuy nhiên, UVA Solution sẽ đưa ra những gợi ý nội dung cơ bản cho một cuốn profile đạt tiêu chuẩn để các bạn hình dung dễ hơn.
Phần mở đầu
– Logo công ty
– Tên giao dịch công ty (Thể hiện song ngữ Anh Việt)
– Tagline/Slogan được công ty sử dụng (có thể đi kèm hình ảnh tượng trưng cho ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty), thể hiện định hướng, phương châm hoạt động của công ty.
– Thông tin liên lạc.
– Nhắc lại logo công ty.
– Các chi nhánh, văn phòng đại diện.
Phần nội dung
– Lịch sử hình thành và phát triển công ty
+ Những dấu mốc quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty.
+ Những sự kiện tiêu biểu, quan trọng trong hoạt động của công ty.
– Giới thiệu sơ bộ công ty
+ Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động.
+ Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
+ Giá trị cốt lõi.
+ Văn hóa công ty.
– Năng lực thực hiện, có thể được thể hiện qua các nội dung sau:
+ Nhân sự: Cơ cấu nhân sự, chất lượng nhân sự (trình độ chuyên môn, kĩ năng).
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: máy móc, nhà xưởng, thiết bị v.v…
+ Chứng nhận, giải thưởng đã đạt được.
– Dự án tiêu biểu
+ Giới thiệu tổng quan và liệt kê ngắn gọn những dự án nổi bật mà công ty đã thực hiện.
+ Một số hoạt động, sự kiện (nếu có) bên ngoài của công ty.
– Đối tác và khách hàng
+ Hình ảnh một số đối tác thân thiết và khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ
của công ty.
Phần kết
– Thông tin liên lạc.
– Nhắc lại logo công ty.
– Các chi nhánh, văn phòng đại diện.
4. Hình ảnh trong thiết kế profile
Với mỗi dự án thiết kế profile, khâu chuẩn bị hình ảnh cần được đầu tư kỹ lưỡng. Vì “trăm nghe không bằng một thấy”, hình ảnh sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và diễn tả ngay điều chúng ta muốn truyền đạt.
Các bạn cũng cần xác định một thực tế rằng, khách hàng chỉ “xem” profile chứ ít khi thực sự đọc nó! Những hình ảnh xuất hiện trong profile chính là trọng tâm. Thông tin tới sau chỉ nhằm làm rõ ràng những cảm nhận mà khách hàng nắm bắt thông qua hình ảnh trước đó mà thôi. Các khâu xử lý hình ảnh (retouch) sau đó cũng được thực hiện kỹ lưỡng. Hình ảnh của bạn không những dùng tốt cho cuốn profile mà còn cho website, ấn phẩm quảng cáo khác mà bạn có.
Để có một cuốn profile chuyên nghiệp, việc xây dựng ý tưởng để chụp hình công ty đóng vai trò hết sức quan trọng, vì vậy bạn rất cần chú ý đến khâu hình ảnh đặc biệt là những mục dưới đây:
- Chân dung lãnh đạo
- Hình ảnh hoạt động công ty – Họp – Teamwork
- Hình ảnh nhà máy, công trường
- Hình ảnh khách hàng, đối tác
- Hình ảnh dự án đã và đang thực hiện
5. Phân biệt profile công ty, brochure và catalogue
Trong thực tế, cả profile công ty, brochure, catalogue đều là những loại tài liệu được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đôi khi những tài liệu này được sử dụng cùng nhau và chúng khiến nhiều người nhầm lẫn.
Cách phân biệt các loại tài liệu này có thể dựa trên mục tiêu sử dụng, đối tượng đọc giả, cách thức thiết kế và một vài tiêu chí khác.
Phân biệt bằng mục đích sử dụng
Profile cho doanh nghiệp là ấn phẩm được sản xuất nhằm mục đích giới thiệu bao quát về công ty. Số lượng trang thông thường là mấy chục trang, thay đổi tùy thuộc và mục đích của doanh nghiệp. Mục đích và giới thiệu về doanh nghiệp.
Catalogue lại là ấn phẩm chủ yếu để giới thiệu danh mục sản phẩm dịch vụ và các thông tin liên quan như thông số và hình ảnh. Mục đích là giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ có trên chúng.
Brochure là một ấn phẩm quảng cáo dưới dạng cuốn sách nhỏ. Chúng chứa định đa dạng nội dung có thể về sản phẩm, dịch vụ, sự kiện, người nổi tiếng, thông điệp, câu chuyện…
Phân biệt bằng đối tượng và trường hợp sử dụng
Doanh nghiệp sẽ dùng Profile trong trường hợp gặp khách hàng để trao đổi trực tiếp hoặc gửi online bản mềm. Với mục đích giới thiệu doanh nghiệp, các đối tượng mà doanh nghiệp gặp gỡ và đọc profile của họ là khách hàng, đối tác, chủ đầu tư,…
Catalogue thường được sử dụng cho tất cả khách hàng cho đến khách hàng tiềm năng (cả khách hàng bán lẻ, cá nhân lẫn khách hàng là doanh nghiệp cá nhân). Catalogue hiện nay sẽ được phát tại điểm bán, gửi qua đường bưu điện hay qua Internet.
Brochure sẽ được khoanh vùng đối tượng đọc kỹ càng tùy vào mục đích của Brochure trong dự án đó là gì. Chúng có thể được phát tại những nơi công cộng, điểm bán hay sự kiện…
Phân biệt bằng kiểu dáng, kích thước và màu sắc
Thường thì Profile sẽ có kiểu dáng là A4. Thế nhưng cũng có nhiều trường hợp không phải kích thước này. Hình ảnh trong Profile phải mang đậm tính chất của công ty, hình ảnh sắc nét, sát thực để tạo lòng tin. Ví dụ như thông tin về sản phẩm, các dự án đã làm…
Catalogue không có nội dung nghiêm túc như Profile vì chúng được thoải mái thay đổi kích thước tùy theo tính chất của sản phẩm. Tất nhiên sản phẩm của Catalogue nên sử dụng các hình ảnh chân thật, nhưng không quá khắt khe.
Brochure cũng có nhiều kiểu thông dụng như Bi-fold brochure, Tri-fold brochure, Booklet brochures… hay các khổ giấy A5 A4 A3… . Thế nhưng cũng tùy mục đích mà người thiết kế có thể thay đổi chúng. Hình ảnh trong Brochure có thể là ảnh thật hoặc ảnh vẽ… miễn sao thể hiện đúng tinh thần được đề ra ban đầu.
6. Vai trò của Profile đối với doanh nghiệp
Profile công ty là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng ấn tượng và hiệu quả. Profile có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Việc thiết kế một profile chuyên nghiệp sẽ dễ dàng gây ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đặc biệt là các dự án lớn thành công có trong profile sẽ dễ dàng giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng.
Dưới đây là một vài lợi ích chính của việc thiết kế profile giới thiệu công ty:
Giúp khách hàng biết được thông tin doanh nghiệp một cách chi tiết nhất
Profile bao gồm các thông tin chi tiết về công ty sẽ giúp cho khách hàng biết đến nhiều hơn. Thường thì profile sẽ có tóm tắt các thông tin sau:
- Thông tin chung: Quá trình hình thành phát triển của công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi doanh nghiệp cũng như sơ đồ bộ máy tổ chức.
- Lĩnh vực hoạt động chính của công ty.
- Những thành tựu đạt được.
Người đọc sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, hình thành sự quan tâm, niềm tin và thôi thúc họ tiến tới hợp tác với doanh nghiệp của bạn một cách nhanh chóng hơn. Đây được xem là vai trò tiên quyết trong việc thiết kế profile ấn tượng, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng và đối tác của mình. Đồng thời rút ngắn thời gian tìm hiểu về doanh nghiệp và thúc đẩy sự hợp tác với doanh nghiệp nhanh chóng hơn.
Là tài liệu quan trọng trong chiến lược tiếp thị và bán hàng
Profile luôn đi kèm với đội ngũ bán hàng và được xem là tài liệu bán hàng, tiếp thị nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả của doanh nghiệp.
Đội ngũ bán hàng của bạn sẽ không còn phải gặp bối rối trong việc giới thiệu với khách hàng về tài liệu giới thiệu công ty, những thông tin cơ bản…
Profile còn đóng vai trò hỗ trợ tích cực trong các chiến lược bán hàng của doanh nghiệp. Nó giúp cho bộ phận triển khai công việc một cách tối ưu nhất, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn.
Thể hiện được quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty
Vai trò của thiết kế profile công ty còn được thể hiện qua việc nó cho thấy quy mô và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp của bạn.
Những hình ảnh minh chứng cho quy mô, năng lực, dự án, công trình mà công ty đã thực hiện, những hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã triển khai thành công. Tất cả sẽ được trình bày một cách khéo léo, thể hiện được toàn bộ khả năng mà bạn có, tạo nên sự tin tưởng nhất.
Khi tham gia đấu thầu một dự án hay công trình xây dựng nào đó, chắc chắn bạn sẽ có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh. Khi đó, bộ hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực công ty của bạn sẽ là vũ khí hàng đầu giúp bạn có thể cạnh tranh với đối thủ. Càng chuyên nghiệp, càng quy mô thì sẽ càng giúp cho doanh nghiệp của bạn vươn mình ra những sân chơi lớn hơn.
Phát huy được năng lực tối đa của doanh nghiệp
Không chỉ phát huy được hiệu quả kinh doanh, profile còn có thể phát huy tối đa được nguồn lực của doanh nghiệp và tài liệu quan trọng trong việc xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Với những thông tin về lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn và cả giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đều có vai trò quảng bá văn hóa nội bộ đến các nhân viên trong công ty, thúc đẩy xây dựng nên nền văn hóa doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh xuyên suốt.
Mỗi công ty sẽ có một cách truyền thông thương hiệu và tiếp cận khách hàng khác nhau. Tuy nhiên thì profile doanh nghiệp vẫn là một ấn phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
7. Quy trình thiết kế Profile chuyên nghiệp
Để có được một cuốn hồ sơ năng lực giới thiệu công ty hoàn hảo bạn cần một quy trình thiết kế tốt. Dưới đây, UVA Branding xin giới thiệu quy trình thiết kế profile của chúng tôi như một tham khảo.
- Lên kế hoạch thiết kế profile
Profile là công cụ marketing, bán hàng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm thiết kế profile cho mình. Để quá trình này đơn giản, trước khi bắt tay vào thiết kế profile, doanh nghiệp nên tạo một kế hoạch mà các nội dung cơ bản có thể bao gồm:
- Mục đích của việc thiết kế
- Các tiêu chí cần thể hiện
- Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Dự trù thời gian và ngân sách
- Các công việc cần chuẩn bị
- Biên tập nội dung profile
Là phần cốt lõi của profile, nội dung profile giúp cung cấp thông tin cho đọc giả, tạo sự quan tâm hứng thú và dẫn dắt độc giả hành động. Để thực hiện việc biên tập nội dung tốt, phương pháp thực hiện dưới đây được UVA Solution sử dụng trong các dự án của mình:
- Định hướng nội dung: Ở bước này, người biên tập (Copywriter) sẽ xác lập các tiêu chí viết nội dung cho cuốn profile dựa trên các dữ liệu đầu vào: mục đích thiết kế profile, đối tượng độc giả, ngành hàng, thị trường, giọng điệu, phong cách, các thông điệp chính ….
- Phác thảo cấu trúc nội dung profile: Copywriter sẽ đưa ra mục danh mục gồm các mục, tiểu mục cần có trong profile.
- Hoàn tất nội dung: Sau khi cấu trúc khung sườn của profile đã hoàn tất, việc tiếp theo là hoàn thiện toàn bộ nội dung profile đến từng chi tiết. Tại bước này các chuyên viên Copywriter sẽ biến những mục tiêu cụ thể nhất của cuốn profile thành những thông điệp marketing hấp dẫn, hiệu quả nhất để thuyết phục khách hàng, đối tác của bạn.
- Dịch thuật: trong trường hợp profile của bạn cần thể hiện nhiều hơn 1 ngôn ngữ, công việc tiếp theo sẽ là dịch thuật. Bước này có thể do Copywriter trực tiếp chuyển ngữ hoặc qua một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp thực hiện.
- Chuẩn bị hình ảnh để thiết kế profile
Với mỗi dự án thiết kế profile, khâu chuẩn bị hình ảnh cần được đầu tư kỹ lưỡng. Vì “trăm nghe không bằng một thấy” hình ảnh sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và diễn tả ngay điều chúng ta muốn truyền đạt. Thông tin tới sau chỉ nhằm làm rõ ràng những cảm nhận mà khách hàng nắm bắt thông qua hình ảnh trước đó mà thôi.
Các khâu xử lý hình ảnh (retouch) sau đó cũng được thực hiện kỹ lưỡng. Hình ảnh của bạn không những dùng tốt cho cuốn profile mà còn cho website, ấn phẩm quảng cáo khác mà bạn có.
- Lên ý tưởng thiết kế profile và dàn trang
Khi đã có toàn bộ các nguyên liệu là hình ảnh, nội dung và thông điệp, việc tiếp theo là phối hợp tất cả những nguyên liệu này lại dưới một phong cách thiết kế độc đáo, ấn tượng và hiệu quả.
Một vài điểm cần lưu ý trong quá trình thiết kế dàn trang profile
- Thiết kế cần ấn tượng, bắt mắt.
- Hình ảnh phải thể hiện được thông điệp cần truyền tải và phù hợp với bối cảnh.
- Các trang cần phải đảm bảo tính nhất quán.
- Không dùng quá nhiều font chữ rối mắt.
- Thông tin luôn phải đặt trên nền dễ đọc, dễ thấy.
- Font chữ cần đủ lớn và dễ đọc.
- Sử dụng hình ảnh thực tế thay thế cho các hình minh họa.
- In ấn và gia công thành phẩm profile
In ấn là một bước quan trọng tạo lên thành công của một cuốn profile công ty. Chất lượng in sẽ phản ánh chất lượng sản phẩm cuối cùng mà bạn nhận được.
Xem thêm: Ebook Thiết kế Profile công ty chuyên nghiệp
7. Chất liệu và quy cách của profile công ty
7.1 Quy cách in profile
Profile công ty thường sử dụng các form mẫu tương đối “chuẩn mực”. Có nghĩa là bạn có thể sử dụng kích thước A4 hoặc A5, nằm ngang hay nằm dọc. Cách đóng gáy phụ thuộc nhiều vào dung lượng của cuốn profile. Nếu bạn có một cuốn profile mỏng (từ 30 trang trở xuống) thì thường ta sẽ chọn cách đóng gáy dập ghim. Còn nếu là một cuốn profile nhiều trang, cách dán gáy sẽ làm profile sang trọng và đẹp hơn.
7.2 Chất liệu in profile
Ngày nay có nhiều lại giấy khác nhau để bạn lựa chọn. Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 – 30 trang bạn có thể sử dụng giấy Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy C200) để làm ruột, còn bìa thì dày hơn (C300). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán bóng để giữ cho bìa profile bền hơn và sang trọng hơn.
Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hơn và đắt tiền hơn Conqueror, giấy mỹ thuật ngoại nhập …
7.3 Công nghệ in profile
In profile giới thiệu công ty hay các ấn phẩm khác như brochure, profile, tờ rơi, poster … thường sử dụng cách in Offset.
In Offset là một kỹ thuật in ấn trong đó, các hình ảnh dính mực in được ép lên các tấm cao su (còn gọi là các tấm offset) trước rồi mới ép từ miếng cao su này lên giấy. Khi sử dụng với in thạch bản, kỹ thuật này tránh được việc làm nước bị dính lên giấy theo mực in.
Ưu điểm của việc in offset là chất lượng hình ảnh rất cao và dễ gia công hơn so với các loại hình in khác. Tuy nhiên vì là in công nghiệp nên số lượng in cần đủ lớn (thông thường từ 1000 bản) để tối ưu hóa về chi phí.
Trên đây là quy trình để thiết kế và sản xuất profile cho công ty, quy trình này có thể thay đổi ít nhiều tùy theo từng trường hợp cụ thể. Khi thực hiện theo quy trình này, sản phẩm đầu ra sẽ được đảm bảo là cuốn profile ấn tượng, chuyên nghiệp và hiệu quả. Nó biến một công việc tưởng như rất khó khăn (đôi khi doanh nghiệp mất nhiều năm trời để tự xoay sở với profile công ty mình) trở nên khả thi và đảm bảo kết quả.
8. Lưu ý khi thiết kế profile công ty
Cần hoạch định nội dung và chuẩn bị tư liệu đầy đủ trước khi thiết kế profile
Thực hiển nhiên trước khi xây dựng bất kỳ một ấn phẩm thiết kế nào, chúng ta đều cần xác định nội dung sản phẩm muốn truyền tải là gì, từ đó chuẩn bị những tư liệu cần thiết trong quá trình thiết kế.
Với một quyển profile chuyên nghiệp, thông tin và tư liệu bạn chuẩn bị trước khi bắt tay vào quá trình lên ý tưởng thiết kế cần khá nhiều và chi tiết: Hình ảnh, text nội dung, biểu đồ, số liệu, quy tắc nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp…
Lưu ý khi thiết kế profile công ty, bạn cần lựa chọn các tư liệu và nội dung được cập nhật mới nhất, sau đó hoạch định, sắp xếp và lưu trữ chúng theo một hệ thống nội dung đã dựng sẵn.
Quá trình này vô cùng cần thiết, giúp các designer dễ dàng hơn trong việc lên ý tưởng concept và layout thiết kế, tiết kiệm thời gian thiết kế và hạn chế số lần chỉnh sửa. Bên cạnh đó tư liệu hình ảnh cần chuẩn bị ảnh chất lượng cao, tốt nhất là dưới dạng vector, PNG và được chụp bởi máy ảnh chuyên nghiệp hoặc ảnh thiết kế 3D.
Concept thiết kế cần được thống nhất từ trang đầu profile đến trang cuối
Sự chuyên nghiệp của một sản phẩm thiết kế ngoài việc lựa chọn một phong cách thiết kế ấn tượng, nội dung đặc sắc, bạn còn cần chú ý sự thống nhất trong toàn bộ concept thiết kế. Điều này tránh được sự lộn xộn không đáng có, sự khó chịu cho người xem và đặc biệt không làm rời rạc nội dung cần truyền tải của profile.
Lưu ý khi thiết kế profile công ty, concept thiết kế cần được đồng bộ những nội dung sau:
– Màu sắc sử dụng trong ấn phẩm thiết kế không nên lạm dụng nhiều: Thông thường các profile công ty chuyên nghiệp sử dụng 1 gam màu chủ đạo là màu màu nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp và 2 – 3 màu sắc bổ trợ trong cùng hệ thống nhận diện thương hiệu đó.
– Font chữ thống nhất, dễ nhìn: Không nên sử dụng quá 2 font chữ trong một ấn phẩm thiết kế, và đặc biệt là trong profile doanh nghiệp.
– Đồng bộ về phong cách: Dù phong cách thiết kế bạn lựa chọn là sang trọng, tối giản, thanh lịch hay ngọt ngào, phá cách… thì hãy giữ vững phong cách đó đến cuối khi thiết kế profile. Điều đó sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp hơn trong sản phẩm của bạn.
Cách trình bày khoa học và chuyên nghiệp
Không chỉ lưu ý khi thiết kế profile, bất kỳ một sản phẩm nào chứa đựng nội dung cần truyền tải, chúng ta đều cần chú ý trình bày một cách mạch lạc, khoa học và chuyên nghiệp. Văn phong hiện đại, chú ý các lỗi chính tả, lỗi sử dụng câu từ và sắp xếp các phần tử thiết kế rõ ràng, dễ nhìn.
Bên cạnh đó, chú ý hạn chế lạm dụng và nhồi nhét quá nhiều phần tử thiết kế (hình ảnh, text, biểu tượng, màu sắc,..) trong một trang thiết kế. Điều đó gây khó chịu cho người đọc và làm mất đi tính thẩm mỹ của profile.
Nội dung cô đọng, súc tích và thuyết phục
Thông điệp được truyền tải qua những nội dung có trong profile cần được nhất quán và cô đọng. Tránh tình trạng lan man, dài dòng và đi lạc chủ đề. Đối tượng đọc profile của công ty sẽ chỉ lướt qua những điểm đáng chú ý nhất, vì vậy chỉ đưa thông tin nổi bật, những “điểm sáng” nhất để đưa vào nội dung profile.
Đừng đưa quá nhiều vào thiết kế profile của mình nếu không muốn làm khách hàng rối trí, thay vào đó hãy lựa chọn những thông tin quan trọng và súc tích nhất. Hãy làm cho mình thực sự nổi bật bằng các thông tin bổ ích đi kèm hình ảnh có sức thu hút lớn.
Lựa chọn hình ảnh hợp lý
Profile cần đẹp đúng nghĩa nghệ thuật và công năng chứ không phải là chỗ để trưng diễn kỹ xảo đồ họa hoặc các thiết kế màu mè. Khách hàng thông minh ngày nay thường không đánh giá cao những thiết kế quá màu mè, quá nhiều yếu tố đồ họa mà trong khi không chuyển tải được thông điệp gì trong sản phẩm đó.
Hơn nữa, hình ảnh được đưa vào thiết kế profile cần đảm bảo tính cập nhật mới, không nên sử dụng hình ảnh đã có quá lâu trước đó. Và hãy sử dụng hình ảnh cụ thể được sáng tạo cho riêng công ty bạn, hoàn toàn không nên sao chép từ bất cứ tài liệu của một ai khác mà khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy điều đó trên internet.
Trên đây là những kiến thức cơ bản nhất khi thiết kế profile công ty giúp bạn dễ dàng hơn trong công việc thiết kế. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa tự tin vào khả năng thiết kế của mình thì tốt nhất hãy nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ từ các đơn vị agency chuyên nghiệp.
9. Câu hỏi thường gặp về thiết kế profile
Tại sao cần thiết kế profile giới thiệu công ty?
Profile công ty là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng ấn tượng và hiệu quả. Profile có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Một cách phổ biến nhất bạn dùng profile khi:
- Giới thiệu công ty trước đối tác, khách hàng tiềm năng.
- Tham gia thầu một dự án.
- Sử dụng như một tài liệu bán hàng (Sales Kit).
- Giúp khách hàng, đối tác có cảm nhận về công ty bạn chuyên nghiệp hơn.
- Thay thế cho việc truy cập vào website để đọc thông tin.
- Giúp khách hàng của bạn có thể tham khảo thông tin bất cứ lúc nào, khi nào.
- Giúp lưu trữ thông tin của bạn để khách hàng có thể tham khảo khi nào cần đến.
Profile là tài liệu có giá trị sử dụng cao. Khách hàng có xu hướng giữ lại để tham khảo chứ không vứt đi như các ấn phẩm quảng cáo khác.
Làm thế nào để có một profile đẹp?
Để có một cuốn profile đẹp cần sự đầu tư từ việc chuẩn bị nội dung, hình ảnh đến thiết kế và in ấn. Ngoài ra, bạn cần lựa chọn một đơn vị thiết kế, in ấn chuyên nghiệp. Hãy tham khảo thêm bài viết về thiết kế profile của chúng tôi để hiểu thêm việc này.
Cần bao lâu để thiết kế profile?
Thông thường mất từ 2 tuần đến 1 tháng để thiết kế một cuốn profile công ty. Công việc này có thể nhanh hơn nếu như bạn chuẩn bị dữ liệu thật tốt.
“Nếu tôi cần thiết kế một cuốn profile trong 2 ngày thì UVA Solution có đáp ứng được không?” . Trong đa số trường hợp câu trả lời của chúng tôi là “không thể”. Vì một tài liệu quan trọng như profile công ty cần được đầu tư về thời gian và nguồn lực để chau chuốt nó trở lên hoàn hảo.
Tôi cần chuẩn bị những gì để thiết kế một cuốn profile cho công ty?
Trước khi tìm đến đơn vị thiết kế profile, bạn cần chuẩn bị về mặt nội dung và hình ảnh bạn mong muốn đưa vào cuốn profile. Càng chuẩn bị đầy đủ và kỹ lượng, công việc thiết kế profile càng trở lên dễ dàng và nhanh chóng.
Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo nếu chưa chuẩn bị được những thông tin trên. Dịch vụ tư vấn, biên tập nội dung và chụp hình của UVA Solution sẽ giải quyết toàn bộ các yêu cầu chuẩn bị cho cuốn profile của bạn.
Chất lượng hình ảnh được sử dụng để thiết kế profile?
Hình ảnh sử dụng trong profile phải là hình ảnh chất lượng tốt, được chụp bằng máy ảnh chuyên dụng. Một cách dễ dàng để biết hình ảnh của bạn có thể sử dụng được hay không là xem kích thước ảnh. Ảnh có kích thước từ 300 DPI trở nên hoặc dung lượng mỗi file ảnh từ 3MB trở nên sẽ dễ dàng được in ấn.
Bạn cũng cần lưu ý rằng hình ảnh cần phải thống nhất với chủ đề và thông điệp của cuốn profile. Thế nên, tốt nhất bạn nên sử dụng dịch vụ chụp hình để có những bức hình chất lượng cao và phù hợp với nội dung profile.
Kích thước nào phù hợp cho cuốn profile?
Profile là tài liệu giới thiệu về công ty nên nó cần có tính « chuẩn mực ». Do vậy kích thước của profile thường là các kích thước thông dụng, dễ lưu trữ và sử dụng. Bạn có thể chọn kích thước A4, hoặc A5 (loại đứng hoặc nằm). Ngoài ra một số profile có dạng hình vuông (khổ 20cm x 20 cm, 28cm x28cm …). Bạn cũng nên lưu ý rằng kích thước của profile quá lớn hoặc quá nhỏ đều khó lưu trữ và sử dụng.
Dùng loại giấy gì để in profile
Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 – 30 trang bạn có thể sử dụng giấy Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy C200) để làm ruột, còn bìa thì dầy hơn (C300). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán bóng để giữ cho bìa profile bền hơn và sang trọng hơn.
Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hơn và đắt tiền hơn Conquerer, giấy mỹ thuật ngoại nhập …
Tôi có thể in 100 cuốn profile được không?
In ấn profile phải sử dụng máy in công nghiệp để đạt được chất lượng hình ảnh tốt nhất. Do vậy, số lượng in cho mỗi lần in phải từ 500 – 1000 cuốn. Nếu bạn in số lượng ít hơn, các nhà in thường không nhận hoặc sẽ nhận với chi phí in rất cao.
Công ty tôi là nhà thầu xây dựng và cập nhật các dự án mới vào profile mỗi năm, có cách nào để làm việc này không?
Profile được sử dụng khá thường xuyên và với nhiều trường hợp sử dụng khác nhau. Mỗi năm bạn có thể sử dụng từ vài trăm tới hàng nghìn cuốn profile. Do vậy nếu bạn muốn cập nhật profile mỗi năm, bạn có thể làm mới và thiết kế thêm. Trong trường hợp bạn vẫn chưa sử dụng hết profile cũ và muốn cập nhật thêm những thông tin mới, chúng tôi khuyên bạn sử dụng loại profile có gáy xoắn, có thể dễ dàng thêm những tờ khác vào.
Tổng kết:
Như vậy, xuyên suốt bài viết này, UVA Solution hy vọng bạn nắm được nhiều thông tin hữu ích nhất có thể. Bằng cách này, bạn có thể lên kế hoạch và tiến hành dự án thiết kế cho doanh nghiệp của mình một cuốn profile chuyên nghiệp mang sức mạnh thông điệp mạnh mẽ.
Với kinh nghiệm thiết kế profile cho hàng nghìn doanh nghiệp bao gồm các tập đoàn, tổng công ty lớn cho đến những doanh nghiệp SME và cả những startup “trắng tinh”, UVA Solution thấu hiểu sâu sắc nhu cầu của doanh nghiệp, cách thức giúp doanh nghiệp có được vị thế để thắng thầu trong mỗi cuốn profile.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thiết kế profile chuyên nghiệp.